Ferien er vigtig, for det er den eneste mulighed du har for at koble fuldstændig af, komme væk fra dit arbejde samt få ladet batterierne op, inden det går løs igen med den kommende arbejdssæson. Dette er absolut også i enhver arbejdsgivers interesse.
En forkert ferieforberedelse skaber (ironisk nok) stress på din ferie. Hvis du går stresset på ferie, bruger du nemt hele den første uge af din ferie på at komme ned i gear. Desuden bliver en del af din hjerne på kontoret under ferien og forbereder sig på at komme tilbage til “kampen”.
Dette hamsterhjulprincip er ikke godt for noget – hverken for din arbejdsgiver eller for din ferie.
Her er et par gode tips samt inspiration fra underviser Michael Martinsson til, hvad du kan overveje samt gøre, hvis du ønsker at gå på ferie uden stress og dermed få en dejlig og velfortjent ferie.
1) DU SKAL IKKE NÅ ALLE OPGAVER INDEN DIN FERIE!!!
Det vigtigste er ikke, hvor mange opgaver du når inden din ferie, men at du går på ferie med et godt overblik over din arbejdssituation. Du skal planlægge og prioritere. Du skal planlægge dig til ro i maven. Jo bedre planlægning, jo bedre ferie – også for dine kollegaer. Prioritér dine opgaver med hård hånd. Hvad er vigtigst, og hvad kan vente til efter ferien.
Vær realistisk i forhold til, hvad du kan nå. Hvis du har for mange vigtige opgaver, som du ikke kan nå inden din ferie, og som ikke kan vente til efter ferien, så må chefen inddrages. Det kan være, at opgaverne kan uddelegeres til andre kolleger, som kan løse dem, mens du er på ferie. Jo bedre overblik du har over dine opgaver, jo nemmere er det også at sige fra.
Du skal i det hele taget have afklaret, hvem der overtager dit arbejde, mens du er på ferie. Det skal du kommunikere tydeligt i dit autosvar og på mail internt i organisationen. Du bør også overveje at informere kunder og samarbejdspartnere, som du jævnligt har kontakt med, omkring din kommende ferie, samt hvem de kan kontakte af dine kollegaer, hvis behovet opstår.
2) UNDGÅ SPIDSBELASTNING I “11. TIME”
Mange oplever typisk, at kollegaer (og chefer) skal have ryddet deres skrivebord inden deres ferie, hvorefter opgaver, sager og “aber” lander på dit skrivebord i 11. time, hvilket gør, at du kommer “belastet” af sted på ferie.
Start planlægningen i god tid. I ugen op til din ferie skal du bruge tiden til at planlægge opgaver før, under og efter din ferie. Informér eventuelt dine kollegaer (og chef) om din plan, f.eks. hvornår er sidste dag for at lægge sager på dit bord (der skal ekspederes inden din ferie) eller booke dig til møder. Meld ud, hvor meget du er til rådighed op til din ferie. Såfremt det er muligt, skal du booke den sidste dag før din ferie til dig selv. Brug denne dag til at få afsluttet de løse ender, få ryddet op på dit skrivebord og i din indbakke.
Respektér ligeledes, at dine kollegaer sikkert har det på samme måde som dig. Lad være med at bombardere dem med opgaver og sager i sidste øjeblik, fordi du selv skal have ryddet dit eget skrivebord.
Planlæg og reservér ligeledes den første dag efter ferien til at komme i gang igen. Brug denne dag til at få skabt et overblik over din arbejdssituation samt hvad der er kommet ind i løbet af din ferie. Hvis du har styr på dine opgaver inden din ferie, er det nemt at skabe et overblik, når du kommer tilbage efter ferien.
3) ER DU ONLINE I DIN FERIE?
Du skal ikke arbejde, læse mails eller være online, når du holder ferie. Det er vigtigt, at du kobler fra og restituerer i din ferie. Det er specielt din hjerne, der har brug for at være offline. Hvis du hele tiden er online eller læser mails i din ferie, vil din hjerne hele tiden være påvirket af “tankestøj”, og i sidste ende går det ud over din ferie.
Verden går selvfølgelig ikke i stå, når du holder ferie. Hvis du absolut er uundværlig på dit arbejde, eller at du føler, du bliver nødt til at læse mail og have telefonen tændt, så er det vigtigt at have en “ferie-mail politik”. Både på dit arbejde og i dit privatliv skal du have nogle klare retningslinjer for, hvornår du er online og hvor tit du læser mails. Undgå så vidt muligt at sende mails til kollegaer i ferien. Tænk på, at hver gang du sender en mail, får du typisk også en tilbage igen.
Får du en god idé, eller kommer du i tanke om noget arbejdsrelateret under ferien, så skriv det ned et sted, du ser på, når du returnerer til arbejde. Dermed får du det ud af hovedet med det samme, og du skal ikke gå rundt og huske på det hele tiden, mens du er på ferie. Hver gang du skal huske på noget, så bruger du hjernens kapacitet – og hjernen har brug for ferie.
4) FÅ STYR PÅ DIN OUTLOOK OG PC
Der er flere ting, du bør overveje eller gøre i forhold til Outlook og din PC inden ferien:
- Tøm indbakken inden din ferie. Du får et rigtigt godt overblik (og en god fornemmelse i kroppen), når din indbakke er tom. Desuden bliver du fri for at skulle gennemse store bunker af mails, når du kommer tilbage. De mails, der ligger i din indbakke efter ferien, er dermed udelukkende nye mails.
- Skriv alle dine opgaver ind på Outlooks opgaveliste og prioritér disse (hvad er vigtigst og hvad kan vente).
- Ajourfør din kalender. Book din ferie i kalender som optaget. Book også sidste dag før ferien og første dag efter ferien til dig selv. Aflys evt. møder (f.eks. gentagne møder), der ligger i din ferieperiode.
- Autosvar. Husk at slå dit Autosvar til (frem til Outlook 2007 hed det “ikke-til-stede assistent”). Udover at angive, hvornår du er tilbage, skal du også angive i dit autosvar, hvad der sker med mails. Bliver de læst eller ej. Hvem kan afsender eventuelt kontakte, såfremt det er vigtigt. Husk, at du kan angive både et internt autosvar til dine kollegaer samt et eksternt autosvar til personer uden for organisationen. Har du firmatelefon, skal du også huske at opdatere din telefonsvarer.
- Skift password. Afhængigt af, hvor tit du skal skifte password, bør du overveje at skifte det inden ferien, så du ikke risikere at komme tilbage til et udløbet password.
- Opdatér din PC (hvis ikke dette sker fra centralt hold). Skal du have din bærbare PC med på ferien, bør du overveje at opdatere den, inden din ferie starter. Hastigheden og internetforbindelser er sjældent de bedste i sommerhuse og ferieboliger, og en opdatering af PC’en i ferien kan tage lang tid.
Har du brug for gode værktøjer og inspiration fra til, hvordan du kan skabe overblik i din hverdag og implementere nogle gode vaner i din Outlook, så anbefales kurset Outlook organisering og effektiv brug.
Forfatter af dette indlæg, Michael Martinsson, har undervist i Office-pakken i over 20 år, herunder også inden for organisering og de gode vaner i Outlook. Er jeres virksomhed interesseret i et Outlook firmakursus, så skriv til Michael Martinsson på mm@officeuniverset.dk
